5 Outils pour gagner en productivité et en efficacité
C’est la rentrée et si certains retardataires sont encore en vacances, la plupart ont déjà repris le travail. Qui dit rentrée, dit temps des “bonnes résolutions”. Et s’il y en a une que je prends chaque année c’est d’être plus productif et efficace que l’année précédente. Dans l’article 3 méthodes pour un workflow efficace, je partageais avec vous quelques méthodes que j’ai adoptées et qui m’ont permis d’être plus productif dans mon travail.
Aujourd’hui, je voudrais vous faire part de 5 outils qui me permettent non seulement de gagner en efficacité mais également de diminuer ma charge mentale. Je considère le cloud et les outils digitaux comme un deuxième cerveau (ou au moins un backup). Se décharger des pensées, listes de choses à faire et autres rendez-vous permet bien souvent d’être plus concentré sur son travail.
Todoist
C’est un outil que j’utilise depuis déjà quelques années et je l’affectionne particulièrement. Tout ce que je dois accomplir s’y trouve. Cela est vrai tant pour le professionnel que pour le personnel. Ça me permet d’être sûr de ne rien oublier et d’avoir en permanence la tête et l’esprit libre.
De par son architecture, Todoist permet une grande versatilité. Aucune méthode de travail n’est imposée mais beaucoup de fonctionnalités simples et ergonomiques permettent une grande liberté.
Google Agenda
Si Todoist me permet de structurer les tâches que je dois accomplir, Google Agenda me donne une vision d’ensemble sur mon planning. Encore une fois, j’utilise le même agenda pour ma vie professionelle et ma vie privée. Cela peut paraître contre-productif en apparence, cependant, les deux sont imbriquées l’une dans l’autre. En effet, c’est pour la liberté que j’ai choisi d’entreprendre. Aussi, si je segmente vie professionnelle de 9h à 18h puis ma vie privée de 18h à 9h, quelle est ma liberté ? Enfin, quand on fait un travail qu’on aime, travailler devient plus passionnant qu’un rendez-vous chez le médecin.
Google Agenda s’intègre parfaitement **dans le cloud ** et est souvent compatible avec beaucoup d’autres outils. Je l’ai notamment connecté à Todoist afin que mes tâches Todoist planifiées apparaissent dans mon agenda.
Toggl
Un bon moyen de progresser c’est de pouvoir se monitorer en travaillant. Toggl permet de mesurer le temps passé sur chacune des tâches en les segmentant par projet, par client et par types de tâche. Il est souvent assez intéressant de voir le nombre d’heures réellement productives sur une journée de 10h.
Google Keep
Google Keep est un outil de gestion de prise de notes très simple. Pour ma part, je le vois comme un remplacement du vieux post-it. Je m’en sers soit pour noter une information rapidement (comme un numéro ou une adresse email), soit pour noter une idée qui me viendrait et que je ne souhaite pas oublier (par exemple, une idée d’article pour un de mes blogs). Un post-it ferait parfaitement le travail pour ce genre de tâches mais il encombrerait mon bureau (créant de la distraction) et ne répondrait pas à mon fort besoin de mobilité.
Skype
Il n’y a rien de moins efficace que de faire des réunions de travail pour le principe. Entre le déplacement chez le client, le café et les discussions informelles, on perd facilement une demi-journée pour un échange qui aurait pu être réglé en l’espace de 45 minutes sans se déplacer. Je crois que le déplacement reste utile pour entretenir une bonne relation commerciale avec son client et garder un contact humain. Dans ce cas, si cela est possible, je vais préférer un bon déjeuner où l’objectif sera clairement de garder un contact humain et non de travailler.
Avec une connexion internet correcte, Skype permet aujourd’hui de travailler ensemble, de se voir et de partager son écran. Cela est toujours très efficace et un vrai gain de temps.
J’utilise bien évidemment beaucoup d’autres outils mais ceux présentés ci-dessus je les utilise quotidiennement et je les recommande fortement si vous n’avez pas déjà un outil équivalent.