3 méthodes pour un workflow efficace
J’aime beaucoup expérimenter et tester de nouvelles choses. Je suis de nature très curieuse et j’aime découvrir de nouvelles façons de faire, trouver des manières plus efficaces et plus rentables de travailler. Aujourd’hui, j’ai adopté 3 méthodes de travail que vous présente ici.
La méthode GTD
J’utilise une méthode très proche de la méthode Getting Things Done pour gérer ma liste de tâches. Mon outil favoris est Todoist. Cependant, un très bon outil sans une méthode précise pour l’utiliser ne sert pas à grand chose.
Ma méthode GTD se déroule en 3 étapes simples :
1- Collecter
Collecter c’est simplement le fait de saisir les tâches à mesure qu’elles arrivent. À tout moment de la journée, je peux recevoir une demande par téléphone, par email ou simplement me rappeler de quelque chose à faire plus tard. Tant que je ne l’aurais pas noter, je vais y penser et cela va influer directement sur ma productivité. La traiter tout de suite ? L’expérience m’a montré que c’était la méthode d’organisation la moins efficace.
Je vais alors saisir cette tâche dans ma “boite de reception” sur Todoist. Je m’occuperai de la planifier plus tard. Et si je veux même encore gagner du temps et ne pas avoir à chercher la fenêtre de mon logiciel, je n’ai qu’à dire à haute voix “Alexa, ajoute xxx à ma liste de chose à faire”. Mon assitante virtuelle s’occupera elle même de la saisir. Ça vous fait sourir ? Pour moi il n’y a pas de petit gain de temps.
2- Trier et planifier
Une à deux fois par jour, il est important de retourner sur la boite de réception pour trier les demandes et les planifier. Il faut toujours garder à l’esprit qu’il n’est pas utile de trop charger une journée. Il est préférable de la remplir au maximum à 70% de son temps disponible. Les 30% restants permettront d’absorber l’imprévu.
Je range donc chaque tâche dans une liste ou un projet qui lui est propre et lui attribue une échéance selon son urgence et son importance.
3- Réviser
Enfin, une à deux fois par semaine, il peut être judicieux de réviser toutes ses tâches dans son logiciel de tâches. Cela permet de voir si rien n’a été oublié et si toutes les tâches planifiées prochainement sont encore d’actualité. En cas de coup de stress, cela permet également d'y voir plus clair et de replanifier si besoin pour gagner du temps.
Zero Inbox
Cela fait bientôt un an que je pratique le Zero inbox. Dans une démarche minimaliste d’abord personnelle, j’ai souhaité réduire l’encombrement de ma boite de réception email. Le principe est simple avoir pour objectif de garder une boite de reception vide.
S’il est vrai que je ne laissai jamais mes emails “non-lus”, tous mes emails restaient dans ma boite de reception.
Aujourd’hui, si un email est toujours dans ma boite de reception c’est qu’il n’a pas encore été traité. Une fois traité, il sera soit archivé, soit supprimé si je n’ai pas de raison de le conserver. Je prends également l’habitude de me désabonner systématiquement de toutes les newsletters (à l’exeption de celles que je consulte).
Adopter cette méthode permet de gagner en clareté dans la gestion des ses emails et surtout d’avoir une plus grande sérénité.
A noter
Un email conservé sur un serveur consome 20 grammes de CO2 par an. En apparance ce n’est rien, mais nous avons en moyenne chacun 10 000 emails inutiles conservés dans nos boites emails qui produisent 200 kilos de CO2 par an (c’est environ 1500km parcouru en voiture… pour rien).
L’organisation PARA
PARA est une organisation de dossiers qui peut être utilisée à la fois dans le digital et pour les documents papiers. Pour ma part, je parlerai ici du digital. Avoir une structure claire de dossiers permet de s’y retrouver facilement et de ne pas perdre inutilement du temps à chercher dans son ordinateur. Pour le stockage et la sauvegarde de mes documents, j’utilise Dropbox.
1- Projets
Dans ce dossier, je sauvergade tous les projets en cours. Ce sont principalement les projets de mes clients.
2- Activités
Le dossier “activités” permet de sauvegarder les projets plus longs termes et internes. Par exemple, tout ce qui est lié à ce site internet est dans “activités”. On y retrouvera également pulsetaboite ou CWS Agency.
3- Ressources
Les ressources sont les éléments dont je peux avoir besoin de manière très régulières. Ça peut être les modèles de courriers ou mon RIB par exemple.
4- Archives
Le dossier “archives” me permet de conserver tous les dossiers des 3 précédent dont je n’ai plus besoin dans l’immédiat. Ca peut être le cas d’un projet client terminé par exemple.
J’espère qu’au moins une de ces 3 méthodes aura pu vous inspirer. Soyez productif !